Ngày 17 tháng 6 năm 2010, Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XII, kỳ họp thứ 7 đã thông qua Luật Trọng tài thương mại. Luật Trọng tài Thương mại có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2011, thay thế Pháp lệnh Trọng tài thương mại số 03/2003/PL-UBTVQH. Tuy nhiên, kể từ khi được áp dụng cho đến nay, Luật Trọng tài thương mại đã bộc lộ nhiều hạn chế, bất cập trong các quy định của pháp luật nói chung và trong thực tiễn giải quyết tranh chấp bằng trọng tài nói riêng. Đặc biệt là những hạn chế, bất cập trong việc gửi và nhận các văn bản tố tụng từ Trung tâm trọng tài.
Theo quy định của Luật Trọng tài Thương mại, các thông báo, tài liệu mà Trung tâm trọng tài hoặc Hội đồng trọng tài gửi cho các bên được gửi đến địa chỉ của các bên hoặc gửi cho đại diện của các bên theo đúng địa chỉ do các bên thông báo. Các thông báo, tài liệu có thể được Trung tâm trọng tài hoặc Hội đồng trọng tài gửi bằng phương thức giao trực tiếp, thư bảo đảm, thư thường, fax, telex, telegram, thư điện tử hoặc bằng phương thức khác có ghi nhận việc gửi này. Các thông báo, tài liệu do Trung tâm trọng tài gửi tới các bên được coi là đã nhận vào ngày mà các bên đã nhận, hoặc được coi là đã nhận vào ngày giao nếu thông báo, tài liệu đã được gửi phù hợp.Trong phạm vi của bài viết, tác giả chỉ đề cập đến vấn đề gửi thông báo, tài liệu từ Trung tâm trọng tài thông qua phương thức gửi thư bảo đảm hoặc thư thường đến cho các bên và trong trường hợp được coi là đã nhận vào ngày giao.
Trong thực tiễn tố tụng trọng tài, khi gửi các thông báo, tài liệu bằng phương thức gửi thư bảo đảm hoặc thư thường có thể xảy ra ba trường hợp khi áp dụng quy định “được coi là đã nhận vào ngày giao” như sau:
Một là, các thông báo, tài liệu đã được gửi đến đúng địa chỉ, đương sự biết được việc này nhưng lại không đồng ý nhận và ký nhận thông báo, tài liệu (không phân biệt lỗi chủ quan hay khách quan) hoặc đương sự vắng mặt 2 lần khi nhân viên bưu điện đến đúng địa chỉ để gửi thư.
Đối với trường hợp thứ nhất, quy định về “được coi là đã nhận vào ngày giao” được áp dụng, vì đương sự đã biết rõ việc có thông báo, tài liệu gửi đến cho mình từ Trung tâm, việc đương sự không nhận được bưu phẩm không phải do lỗi của bên giao thư, bưu phẩm
Hai là, thông báo tài liệu được gửi đến địa chỉ người nhận theo thông tin do đương sự khác cung cấp nhưng người nhận đã không còn cư trú, hoạt động tại địa chỉ đó. Đặc biệt là trường hợp doanh nghiệp đã thay đổi địa chỉ trụ sở kinh doanh.
Ba là, địa chỉ do các bên cung cấp không rõ ràng, không cụ thể dẫn đến không thể giao thông báo, tài liệu đến chính xác nơi người nhận đang sinh sống. Trường hợp này thường xảy ra đối với địa chỉ của người nhận là cá nhân, cụ thể là những cá nhân sinh sống và làm việc ở những vùng nông thôn, vùng sâu, vùng xa, biên giới, hải đảo. Địa chỉ thường trú hay tạm trú của người nhận không thể hiện chính xác, cụ thể từng số nhà, từng con đường do đặc thù của khu vực, dẫn đến khó khăn hoặc không thể thực hiện được việc giao nhận thông báo, tài liệu trên thực tế.
Đối với trường hợp thứ hai và thứ ba, nếu cho rằng, thông báo, tài liệu chỉ cần được gửi đến đúng địa chỉ đã được cung cấp và không quan tâm đến việc thông báo, tài liệu đó, người nhận đã nhận được hay chưa hoặc có biết việc gửi thông báo, tài liệu này từ Trung tâm trọng tài hay không, thì quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự đó trong Vụ tranh chấp là không được đảm bảo và không được tôn trọng. Bởi lẽ, nếu không biết hoặc không nhận đượcccác văn bản tố tụng của Trung tâm trọng tài, họ không biết và không thể biết được việc mình đang tham gia vào hoạt động tranh tụng tại Trung tâm trọng tài. Và trong hai trường hợp này, họ không có lỗi trong việc không thể nhận hoặc biết được các thông báo, tài liệu này.
Thêm vào đó, trường hợp địa chỉ người nhận không đầy đủ, không đúng thì được coi là chưa gửi được văn bản, bưu phẩm cho người nhận theo quy định của pháp luật bưu chính, viễn thông. Điều này được hiểu rằng việc gửi thông báo cho đương sự là chưa thực hiện. Cho nên, vấn đề “được coi là đã nhận vào ngày giao” không thể được áp dụng khi xảy ra trường hợp thứ hai và thứ ba. Nội hàm ý nghĩa của thuật ngữ “được coi là đã nhận vào ngày giao” không thể hiểu theo hướng đã hoàn thành việc gửi thông báo, tài liệu vào ngày các thông báo, tài liệu được gửi đi từ Trung tâm trọng tài.
Ngoài ra, trong trường hợp ngày “được coi là đã nhận vào ngày giao” được áp dụng làm căn cứ để bắt đầu tính thời hạn tố tụng và làm phát sinh quyền và nghĩa vụ của các bên trong tố tụng trọng tài, thì việc áp dụng nguyên tắc này lại càng phải được tuân thủ một cách chặt chẽ, đúng đắn. Đặc biệt là quyền yêu cầu hủy phán quyết trọng tài của đương sự.
Theo quy định của tố tụng trọng tài, trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày nhận được phán quyết trọng tài, nếu một bên có đủ căn cứ để chứng minh được rằng Hội đồng trọng tài đã ra phán quyết thuộc một trong những trường hợp phán quyết trọng tài bị hủy, thì có quyền làm đơn gửi tòa án có thẩm quyền yêu cầu hủy phán quyết trọng tài. Nếu chỉ xem việc gửi phán quyết trọng tài được Trung tâm trọng tài đến các đương sự là hoàn thành vào thời điểm Trung tâm trọng tài gửi phán quyết, mà không xem xét việc đương sự có biết việc gửi phán quyết trọng tài đến cho đương sự hay chưa, đương sự đã nhận được phán quyết và biết được nội dung của phán quyết hay không thì sẽ không đảm bảo quyền yêu cầu hủy phán quyết trọng tài của đương sự. Bởi lẽ, nếu đương sự rơi vào trường hợp thứ hai và thứ ba như đã phân tích, đương sự sẽ không thể thực hiện được quyền yêu cầu hủy phán quyết trọng tài của mình cho dù có đầy đủ căn cứ để chứng minh vì đã hết thời hạn luật định.
Trong tố tụng dân sự, quy trình tống đạt văn bản tố tụng được thực hiện rất chặt chẽ, rõ ràng và buộc phải tuân thủ các quy định của pháp luật. Theo đó, nếu người được cấp, tống đạt văn bản tố tụng là cá nhân thì văn bản tố tụng phải được giao trực tiếp cho họ hoặc cho người thân thích của họ, nếu người được cấp, tống, đạt là tổ chức thì văn bản tố tụng phải được giao trực tiếp cho người đại diện theo pháp luật, đại diện theo ủy quyền hoặc người chịu trách nhiệm nhận văn bản của cơ quan, tổ chức đó và phải được những người này ký nhận. Việc tống đạt chỉ được xem là hoàn thành khi có sự ký nhận của các chủ thể có thẩm quyền.
Trong trường hợp, văn bản tố tụng không được cấp, tống đạt do không đúng địa chỉ, đương sự vắng mặt, đương sự chuyển chổ ở mới hoặc đương sự từ chối nhận văn bản tố tụng thì người có nghĩa vụ cấp, tống đạt văn bản phải tiến hành lập biên bản theo quy định. Điều này sẽ đảm bảo một cách tốt nhất quyền và lợi ích của đương sự khi tham gia hoạt động tố tụng tại tòa án.
Qua đó, ta có thể thấy, việc gửi các thông báo, tài liệu trong hoạt động tố tụng trọng tài vẫn tồn động nhiều hạn chế, bất cập và thiếu chặt chẽ hơn so với hoạt động tố tụng dân sự tại tòa án. Thiết nghĩ, cần sửa đổi các quy định về gửi và nhận thông báo, tài liệu trong tố tụng trọng tài theo hướng áp dụng các quy định, trình tự, thủ tục cấp, tống đạt văn bản tố tụng trong hoạt động tố tụng dân sự nhằm đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự, phù hợp với hiện trạng phát triển của đất nước, cũng như góp phần đẩy mạnh sự lựa chọn áp dụng phương thức giải quyết tranh chấp thông qua con đường trọng tài của các bên trong tương lai.
Luật sư Trần Đức Vũ - Tháng 6 năm 2016